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Comité des Fêtes du Groupe Scolaire Jean-Jaurès

1, Place Jules-Ferry - 69 300 Caluire-et-Cuire


 

Compte rendu de Réunion du 21 janvier 2014
                   


ORDRE DU JOUR

1) Bilan des dotations de l'année 2012/2013

2) Présentation brève des projets des 2 écoles 2013/2014

3) Programme 2014

4) Divers

5) Planning

1)    Bilan des dotations de l'année 2012/2013

Dépenses réalisées / dotation maternelle 2012 / 2013:

ð BCD (Bibliothèque Centre Documentaire)

ð  projet jardin

ð  sapin

ð  microchaîne

ð  trottinette

ð  Classes

ð  CD musique

ð  matériel d’exposition

ð  matériel atelier cuisine

ð  cartouches d’encre

ð  livres

Dépenses réalisées / dotation primaire :

ð  Classes

ð  Bibliothèque (livres et abonnements)

ð  Peintures fresque

ð  Musée de l’imprimerie…

Mr Barbe fait un point global sur la fresque et rappel le bénéfice enregistré grâce à la vente des produits dérivés (cartes postales notamment) géré par le CDF.

2)    Présentation brève des projets des 2 écoles 2013/2014

- rappel des dotations remises lors de l’AG pour les 2 écoles (par Virginie)

- projets ‘primaire

ð  Classes

ð  Bibliothèque

ð  Gradins mobiles (chorale et spectacles)

OU tables de ping-pong, matériel informatique et matériel pour la musique.

Mr Barbe rappelle que les tables de ping-pong actuelles ont été payées grâce au CDF il y a 14 ans.

- projets ’maternelle’

ð  BCD

ð  Véhicule (vélo)

3)    Programme 2014

ASSURANCES des 3 manifestations = ok !

Point sur le dossier assurance / projet ‘marche / chasse au trésor / course’ (nécessité de souscrire une autre option, détail + coût) par  Marie et Virginie, puis Laurence.

Assurance = 200 € à l’année actuellement (vide-grenier, carnaval et kermesse).

Une activité de type randonnée/jeu de piste dans Caluire n’est pas garantie par l’assurance « basique ». Elle peut l’être moyennant une surprime de 26 € + 0,38 € par participant (les personnes déclarées ne devant pas être comptées).

Prise de garantie : envoi au moins un mois avant de l’imprimé « activités associatives temporaires » et du chèque.

ð  A voir pour l’an prochain.

Jeu de pistes : test en live sur chemins « faciles », accessibles aux enfants. Avec plusieurs étapes = peu de marche. Intérêts particuliers pour toute la famille : noms de rue, points de vue, etc.

ð  A tester en chronométrant le parcours.

- bowling – 21 février : état des inscriptions

Au 21.01.2014 : 6/7 personnes inscrites. Rappel : ouverture des inscriptions jusqu’au 4 février. Certaines personnes se sont déclarées mais n’ont pas encore envoyé l’inscription. A priori, nous devrions être sur le même nombre d’inscrits que l’année précédente.

Rappel du nombre d’inscrits l’an dernier : 25.

- fête du printemps -  21 mars : Thème « Carnaval de toutes les couleurs », comme les années précédentes, le CDF offrira le goûter aux enfants.

nombre exact d'enfants des 2 écoles pour le goûter ? è 174 en maternelle et 274 en primaire

qui fait les courses ? (1 pain au lait + 1 barre de chocolat au lait + verres et serviettes ? en primaire

et brioches tranchées ou pain au lait + chocolat en maternelle + sirop ?) è Sylviane

prévoir de donner la veille coté maternelle

nombre de personnes à prévoir pour la distribution du goûter en primaire è 8 personnes soit 2 par table.

quid des bonbons ? è En acheter moins que l’an dernier.

quid du lancer de bonbons ? è Maintien du lancer de bonbons mais « en douceur » et en petite quantité. Prévoir un paquet pour les tout-petits et 1 par classe en sus (17 classes), avec entre 60 et 100 bonbons par sac.

Cécile pourrait-elle en acheter à Métro éventuellement ??

-  vide-greniers : 12 avril

lieu : rue Nuzilly et cour primaire  è oui

invitations avec coupon réponse
è Sylviane
- à  remettre aux enfants par les instit’ semaine du 17/02/14
è Oui

- date limite de retour des bulletins (dans la limite des places disponibles) le 29/03/14 è Oui (= 15 jours avant)

tarif du mètre ? (3.50€ en 2013) è Oui, idem

commande matériel mairie è envoi fait. En attente de retour. Nathalie relance

machines à café 60 tasses – machines à hotdog : trouvées par Chrystèle
cf mail de Nathalie et Corinne du 16/01  (voir d’ores et déjà autour de vous s’il y a des possibilités pour prêt ou location, quant mini étude de marché à réaliser)

Voir si possibilité d’une 2ème machine à café + 2ème machine à hot dog è Marielle se renseigne pour voir si elle peut en obtenir (?)

Il est question d’investir éventuellement dans une machine via leboncoin.fr (?) Si c’est le cas, bien vérifier l’état de marche.

Pas de friteuses ni de gaufres (questions sécurité, logistique, etc.)

OPERATION CHQ DE CAUTION RENOUVELLEE ! Chèque de caution de 50€ à remettre avec l’inscription, et rendu au départ de la personne une fois l’emplacement vérifié

Pas de poubelle dans la cour de primaire, ni à l’entrée de l’école maternelle !
Les participants doivent repartir avec leurs poubelles !

Horaire du vide-grenier : ouverture au public de 9 à 18h (installation des exposants à partir de 8h. Gestion des véhicules à prévoir).


dispatch des tâches :

- réalisation des invitations è Sylviane
- copie des invitations du vide-grenier
è Mme André et Marie
- réalisation des affiches et tracts (devis demandé le 13/01/14 à Cécile Givois, reçu ce jour)
- distribution et affichage
è Nathalie et Sylviane récupèrent affiches et tracts. Dispatch à faire ensuite

- communication : magazine RYTHMES : avant mi-février pour une parution en mars (à vérifier !)  / Le Progrès: annonce / panneau lumineux ville Caluire / sites Internet spécialisés è Christine pour les sites spécialisés et Nathalie/Chrystèle pour Rythmes, Le Progrès et les panneaux lumineux
- prévenir la mairie + suivi de la bonne mise en place des panneaux d’interdiction de stationner

è Nathalie/Chrystèle

- gestion des inscriptions et élaboration du plan è Sylviane et Marielle
- liste des courses
è Nathalie rédige la liste. Courses : Muriel et Laurence + Andrée pour la viand et le beurre.

appel ou non aux bonnes volontés (pour les courses) par affichage ? -> mot cahier facteur ? A voir selon besoin. Muriel, absente lors de la réunion, est ok pour faire les courses en binôme avec quelqu’un.

affiche pour gâteaux ou bouche à oreille è affiches sur panneaux d’affichage

affiche pour demander aux parents de donner des objets au profit du CDF  s'ils ne veulent pas exposer è Sylviane

affiche + mot service d'aide de papas le matin è Christophe, Peter et d’autres papas ??

NB : tickets café très appréciés par les exposants + 1 sac poubelle par emplacement è  reconduction confirmée


- kermesse : 28 juin

horaire :  16h – 19h30 è Oui. Tirage de la tombola prévu à 19h15

invitation : la même que l'an passé

réservation châteaux è Nathalie/Chrystèle (idéalement, en prendre un « couvert »)

commande lots è Virginie et Laurence

camion  pour château è affiches à faire. Sinon, à voir avec un grand véhicule car cartons « encombrants »

Festijeux ? è Marielle pour prise de renseignements

CARNET TOMBOLA (devis demandé le 13/01/14 à Cécile Givois)
- quantité à confirmer
è même quantité qu’auparavant

- lots à définir : Il semble incontestable que les lots ‘high tech’ aient boosté les ventes en 2013.
è rester sur des lots I-Tech. Pas de lot « Nature » car gestion trop complexe.
Conserve t-on les mêmes lots ?
è Oui (sauf les lots « Nature » donc !)

A noter : les lots ‘nature- aventure’ sont très sympas, en revanche il demande un vrai travail de suivi derrière – le 1er lot ‘cabane ds les arbres’ gagné en juin 2012 a donné lieu a des 10aines de mails et appels de la part du gagnant et du CDF… rien que pour la réservation ! Ils partiront enfin cette année en juin (2 ans après le gain du lot !)

-> si IPad4 (16go) en 1er lot, budget à prévoir : 440€, IPad mini (16go) en 2ème lot 299€, IPod touch V (16go) en 3ème lot  249€

TICKETS DE CINEMA (devis  Cécile Givois)
- quantité à confirmer
è Idem que l’an dernier à savoir 300.

4) Divers

- tickets kermesse à mettre sous élastique ? ou ok ? è pas besoin de les mettre sous élastiques, ni pour la maternelle, ni pour la primaire

- état stock lots maternelle et élémentaire  è Stock : 0

Prévoir de faire des affiches pour la buvette de la kermesse (maternelle/primaire)

Tri des lots : le 13 juin (Andrée et Laurence, en début de journée)

Emballage des lots : rdv le 17 juin à partir de 18h. Plus il y a de participants et plus vite c’est réalisé ! (exemple de l’an dernier).

Préparation de la kermesse (nombre de stands + tableaux) : faire un mot aux parents avant les vacances.

Prévoir les achats (boissons et autres alimentaires) + les autorisations.

5) Planning

Prochaine réunion du CDF : le 20 mai à 20h15

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